ANATOMÍA DE UN WORKFLOW
Qué lo inicia, cómo pasan los datos entre sus pasos, para qué sirven las decisiones y los controles, y qué resultado produce.
01 · Vista general
¿Qué es un workflow?
Un proceso definido mediante pasos conectados: tiene un inicio, acciones, decisiones y un resultado.
Como la estructura está definida, se puede repetir cada vez que llega un caso nuevo.
Ejemplo de todo el recorrido: llega una solicitud, se registran sus datos, se comprueba si está completa y se resuelve.
- 01Llega una solicitud
- 02Registrar datos
- 03Comprobar información
- 04¿Está completa?
- 05Enviar al responsable
- 06Solicitar completarla
- 07Registrar el resultado
02 · Disparador
El disparador inicia el proceso
Algo ocurre y el workflow arranca. En el ejemplo: llega una solicitud.
La señal entra por el inicio y activa la primera estación.
Un disparador puede ser un formulario enviado, un correo, una hora programada o una persona que lo inicia a mano. Sin disparador, el proceso espera.
03 · Pasos con datos
Cada paso recibe algo y entrega algo
-
02Registrar datos
- Recibe
- La solicitud tal como llegó.
- Entrega
- Una ficha con tres campos: asunto, detalle y adjunto.
-
03Comprobar información
- Recibe
- La ficha.
- Entrega
- La misma ficha con un estado: completa o incompleta.
La salida de un paso es la entrada del siguiente.
04 · Decisiones
Una decisión elige el camino
La condición: ¿la información está completa?
Esta solicitud está completa: se envía al responsable.
La regla se define antes. Así, dos solicitudes que cumplen la misma condición siguen el mismo camino.
05 · Controles
Un control no deja pasar datos incompletos
Llega otra solicitud. Al comprobarla, falta el adjunto.
La decisión la manda por el camino NO: no se envía al responsable.
EN PAUSA · SE SOLICITA COMPLETAR
El proceso no sigue como si todo estuviera bien: se detiene y pide lo que falta. Cuando llega, la solicitud vuelve a entrar por el inicio.
Un control también puede ser la revisión de una persona antes de continuar.
06 · Resultado
El resultado queda registrado
Cada solicitud termina con una salida clara: enviada o en espera de información.
- El disparador inicia el proceso: llegó una solicitud.
- Los pasos reciben datos y entregan datos: solicitud → ficha → ficha con estado.
- La decisión elige el camino según una condición: ¿está completa?
- El control detiene el avance y pide lo que falta.
- El resultado queda registrado, y el proceso está listo para la siguiente solicitud.
UN WORKFLOW NO ES UNA HERRAMIENTA.
ES UN PROCESO QUE SE PUEDE REPETIR.
La herramienta cambia cómo se representa el proceso y quién ejecuta cada paso.
La estructura se mantiene: disparador → pasos con datos → decisiones y controles → resultado.
AI ATLAS